Z dobrym eventem jest jak z odpaleniem rakiety: wszystko trzeba bardzo dokładnie zaplanować i przygotować w najdrobniejszych szczegółach. Ale właśnie dzięki temu wrażenia mogą być niezapomniane, żeby nie powiedzieć – kosmiczne. Jak to osiągnąć? Pomóc może krótka instrukcja składająca się z siedmiu kluczowych kroków.
Po pierwsze: określamy cel
Jak w każdym projekcie – musimy wiedzieć, po co go realizujemy. Nie chodzi tu jednak o ograniczenie się do ustalenia przyczyny bezpośredniej (np. celebracja zakończenia projektu, rocznicy itp.), ale zastanowienie się, jaki ma być dla firmy głębszy skutek eventu. Czy zależy nam na integracji zespołu, przekazaniu wiedzy na temat planów firmy albo docenieniu pracowników bądź partnerów? Jakie emocje i w jaki sposób chcemy wywołać u gości? To wszystko ma ogromne znaczenie dla pozostałych kroków i zahacza o kluczowe dla firmy obszary, takie jak employer branding, relacje B2B lub z zaproszonymi mediami.
Po drugie: ustalamy budżet
Wprawdzie niezapomniane wrażenia uczestników będą bezcenne, ale żeby zapisać je w ich pamięci – trzeba będzie ponieść koszty. Jak mówi ekspert agencji Buena Vista Media Group, ustalenie górnej granicy budżetu z pewnością pomoże wyznaczyć szacunkowe ramy projektu, a im bardziej szczegółowo uda się rozpisać cały plan finansowy, tym łatwiej będzie na kolejnych etapach działań dokonywać ewentualnych zmian, których z reguły nie da się uniknąć.
Warto też mieć świadomość, że choć techniczne możliwości zapewniania spektakularnych wrażeń są dziś niemal nieograniczone, nie oznacza to, że sukces eventu jest uzależniony wyłącznie od przeznaczonych środków. Równie istotne jest kreatywne podejście organizatorów, umiejętnie wykorzystujących posiadane zasoby i dostosowujących wydarzenie do gustów i potrzeb uczestników.
Po trzecie: tworzymy koncepcję
Gdy już wiemy co, dlaczego i za ile chcemy zorganizować, możemy przejść do najważniejszego pytania: jak to zrobić? – Żeby zrozumieć wagę dobrej koncepcji eventu można przyjąć, że pytanie to brzmi w zasadzie: dlaczego goście będą wspominać ten event latami? Bo właśnie o to w gruncie rzeczy chodzi – zaznacza ekspert BVMG. – Dlatego motyw przewodni musi być oryginalny i atrakcyjny dla gości, jednocześnie wspierając realizację celu, podkreślając wybrane wartości i „spinając” cały projekt. To koncepcja będzie warunkować kolejne elementy takie jak wybór miejsca i daty eventu, dodatkowych atrakcji, podwykonawców technicznych, dekoracji, konferansjerstwa czy wreszcie wielu detali, jak zaproszenia czy gift packi – dodaje.
Po czwarte: wybieramy miejsce i termin
W największym skrócie – miejsce eventu musi wpisywać się w koncepcję wydarzenia, być łatwo dostępne i bezpieczne dla gości, których bez problemu pomieści. Aby to ocenić, konieczny jest zawsze dokładny audyt obiektu lub innej przestrzeni. Być może trzeba będzie zorganizować dodatkowy transport albo konieczne będzie przearanżowanie wnętrz lub otoczenia. – W takich przypadkach należy zwrócić szczególną uwagę na potencjalne ograniczenia wynikające np. z przepisów przeciwpożarowych czy historycznego charakteru miejsca, a następnie skonfrontować je chociażby z wymogami technicznymi planowanych atrakcji, występów czy pokazów – podpowiada specjalista z Buena Vista Media Group.
Z kolei przy ustalaniu terminu eventu należy zaopatrzyć się w kalendarz z zaznaczonymi datami nie tylko świąt czy okresów urlopowych, ale także ważnych dla pracowników wydarzeń branżowych czy kulturalnych, które mogą kolidować z potencjalną datą eventu.
Po piąte: planujemy z detalami
Jeśli mamy już ramy wydarzenia, czas na planowanie i dobór sprawdzonych kooperantów. Najlepiej zaczynać od ogólnej agendy tworzonej równolegle z koncepcją eventu, jednak w późniejszych etapach konieczne będzie już przygotowanie dokładnego scenariusza. To swoista mapa, dzięki której każdy – organizatorzy, obsługa techniczna, konferansjerzy czy artyści – będzie dokładnie wiedział, co ma robić. I to nie tylko w dniu eventu, bo np. często dla stworzenia scenografii potrzebny jest dodatkowy dzień techniczny.
– Nie można też zapomnieć o dość prozaicznej kwestii, jaką jest… posprzątanie po evencie. Konieczne może się dodatkowo okazać zabezpieczenie imprezy pod względem ochrony i zaplecza medycznego. Warto też rozważyć temat ubezpieczenia eventu – w końcu nigdy nie da się wykluczyć ewentualnych strat i przewidzieć ich rozmiarów – podpowiada specjalista. Zawsze opłaca się też korzystać z wiedzy i doświadczenia osób, które niejeden event już zorganizowały i wiedzą o tym, jak istotny może się okazać niezauważalny szczegół.
Po szóste: informujemy i promujemy
Obecność na evencie nie może być dla gości obowiązkiem. Trzeba dołożyć wszelkich starań, by była to oczekiwana przyjemność. Dlatego tak istotne jest zaplanowanie i przeprowadzenie skutecznej kampanii informacyjnej, która zaciekawi odbiorców i od początku pomoże budować wyjątkową atmosferę, której kulminacyjnym punktem będzie wyjątkowy dzień eventu. Warto pomyśleć o zastosowaniu takich narzędzi jak oryginalne zaproszenia dostarczane w ciekawy sposób, funkcjonalna strona internetowa wydarzenia, intrygujący mailing czy konkursy.
Po siódme: kontrolujemy i analizujemy
Organizacja eventu nie kończy się wraz z dźwiękiem pierwszych stuknięć powitalnych kieliszków szampana. Parafrazując Hitchcocka jest raczej tak, że przygotowania są jak trzęsienie ziemi, a potem wraz z rozpoczęciem wydarzenia napięcie rośnie. Wszystkiego trzeba bowiem pilnować do momentu pożegnania ostatniego gościa, a często nawet i dłużej, gdy np. konieczna jest zaawansowana logistyka związana z uprzątnięciem i opuszczeniem miejsca eventu.
Należy wreszcie pamiętać, że dużą wartość niesie zawsze ewaluacja przeprowadzonych działań. Dlatego dobrym pomysłem jest np. pytanie gości o wrażenia po evencie. Jeśli uda się go zaplanować i zrealizować według wspomnianych zasad, można liczyć na to, że gdy wydarzenie przejdzie już do historii, będzie to historia niezapomniana dla jej uczestników.
Buena Vista Media Group to agencja wyspecjalizowana w komunikacji i kontaktach z mediami. Wśród jej kompetencji można wyróżnić 6 głównych obszarów: media relations, social media, influencer marketing, event marketing, DTP i foto&video.
Filozofia agencji opiera się na trzech filarach – działać elastycznie (być partnerem, na którego zawsze można liczyć), blisko (współpraca oparta na wzajemnym inspirowaniu się i zaufaniu) oraz kompleksowo (korzystać z szerokiej palety narzędzi, odpowiednio dopasowując je do potrzeb klienta). Firmę tworzy zgrany i zaangażowany zespół, który pracuje ze sobą od około 9 lat. Korzenie BVMG sięgają Wrocławia, ale działania prowadzone są na terenie całego kraju i nie tylko.
